對自己開業的律師們來說,工作是否很常手忙腳亂呢?

律師是個辛苦的行業,動輒30件以上的案子在身上,寫狀、接見客戶、開庭、開會就已經夠忙了,還有麻煩的行政流程,常常不是我們不願意親力親為,而是分身乏術,只能交給助理處理。

當然很偶爾助理會出些小包,比方說漏記行事曆、上訴期間多算一天、狀沒寄出去等等,我們就只能被客戶釘得滿頭包!雖然很多時候是助理的錯,但是責任還是得律師們自己扛,對律師而言從頭建立SOP真的非常的是非常辛苦的過程。

到底律師們應該如何建立自己的工作流程?小編曾訪談過幾位律師,觀察過他們的工作流程,希望可以藉此分享給大家

一般來說,重要的事務所管理流程分成幾個部分:

收寄件管理

「你都不知道我那時候超糗的,法官問我狀寄對造了沒,我說寄了,結果一查找不到雙掛號寄件存底,還好當事人沒來,不然我在法庭簡直無地自容,自此之後我非常注意這一點」這是一名執業多年律師的自白。自此之後他建立了一套自己的管理方式,根據案件分門別類紀錄收寄件流程,除了每一封寄出去的信件都有記錄寄件編號,及回執收到時間外,為了避免麻煩,寄出資訊後也會要求助理電話聯繫對方是否有收到資料,除了有定期向當事人彙報進度的功能,據助理表示,當事人接到電話多半會覺得有被照顧和窩心的感覺,是個一舉兩得的好方法。

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行事曆管理

前兩天小編收到台北律師公會的活動通知,標題是「律師行事曆之管理及得宜之禮儀」行事曆這煩人的東西,錯過一場飯局是小,遲到一場開庭可能就得到一個一造辯論判決了。一般來說,行事曆管理除了開庭日期、開會時間以外,更重要的莫過於上訴期間、再審期間、抗告期間等各種數字,每次都在折手指和點螢幕,而且都要算三遍以免多算或少算。這個部分可以透過科技的小工具來解決,Foreseer的系統就提供這樣的功能,不用再繼續折手指。

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 Foreseer不變期間小工具(點我試用小工具

案件進度管理

(1)檔案管理

小編訪談過幾位律師,曾經看過有律師要求助理認真把每一份收到的資料全部用掃描機電腦存檔,舉凡證據用的照片、法院的通知書、當事人補件的內容等,這樣就不用擔心找不到資料,就算哪天下大雨想在家工作也不用怕卷不在身邊。比較陽春一點的方式便是用檔案夾管理,但缺點是資料夾管理有時候很難「搜尋」資訊,如果資料量太多或是有更新太多版本,只能在檔名上記錄、用不同檔案類型儲存或依據修改時間做搜尋,或者利用幾個線上的免費小工具來處理。

(2)進度管理

除了檔案管理外,另一個重要的事項是進度管理,包含何時接到當事人案件、是否有電話聯繫、案件是否候核辦太久了?這些資訊一般來說助理和律師必須一清二楚。畢竟人腦有時而盡,電腦所向披靡,建構自己的案件管理流程,當事人一問起就不必翻卷翻半天了。

帳務管理

財務的控制在事務所也是重要的事項,金錢都流向何處?哪邊的成本太高了?是否有合法節稅的管道?除了搜集資料和會計師討論外,也需要好好的審酌紀錄,坊間有許多記帳軟體,卻不一定合乎律師使用,也會根據每個律師配合的會計師有不同的要求,但詳實記錄支出和收入也是開業律師們很重要的功課,千萬不要辛苦賺的錢都不知道花到哪去了!

工作流程的完善除了仰賴個人建立的習慣,筆者相信透過大家的討論可以找到更方便快速的流程。不知道各位律師大大工作流程上有沒有甚麼小習慣?或是遇到甚麼問題是現在並沒有被解決的?歡迎大家告訴小編,讓我們一起變成高效率的王牌大律師。